Czy muszę mieć kasę fiskalną?
TAK
Gdy sprzedajesz towary bądź usługi klientom detalicznym, tzn. osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej bądź rolnikom ryczałtowym.
NIE
Jeśli sprzedawane towary i usługi świadczone przez Twoją firmę są tylko i wyłącznie na rzecz firm bądź organizacji, organów administracji państwowej i samorządowej.
Obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych obejmuje zakresy:
przedmiotowy
Dla określonych rodzajów usług
podmiotowy
Dla tych, którzy w poprzednim roku podatkowym przekroczyli 20.000 zł obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Prowadzenie ewidencji za pomocą kas fiskalnych w latach 2015-2016 wynika z Ustawy o VAT oraz nowego Rozporządzenia Ministra Finansów.
Nowe rozporządzenie, które weszło w życie 1 stycznia 2015 roku, wskazuje, że wszyscy Podatnicy będący właścicielami:
– warsztatów samochodowych
– punktów wymiany opon lub kół
– stacji diagnostycznych
– gabinetów lekarskich i dentystycznych
– salonów fryzjerskich i kosmetycznych
– kancelarii prawnych
– lokalów gastronomicznych
którzy do tej pory korzystali ze zwolnienia z kasy, muszą zakupić urządzenie fiskalne, niezależnie od wysokości osiąganych obrotów.
Od kiedy?
Najpóźniej od 1 marca 2015 roku.
Jaką kasę fiskalną kupić?
Czynniki, które należy wziąć po uwagę przy wyborze kasy fiskalnej:
Charakter działalności
Stacjonarny/Mobilny
Ilość asortymentu obecnie i przypuszczalnie w ciągu najbliższych lat
Kasę należy wybierać w taki sposób, żeby liczba kodów PLU, które oferuje dany model urządzenia przewyższała ilość proponowanego asortymentu.
Możliwość przechowywania kopii paragonów w postaci papierowych rolek przez okres pięciu lat - zgodnie z wymaganiami Urzędu Skarbowego.
Istnieją zarówno urządzenia z tradycyjną, papierową kopią paragonów jak również z elektroniczną. Klasyczne kasy fiskalne zaopatrzone są w dwie rolki kasowe. Jedna służy do drukowania oryginału paragonu wydawanego klientowi podczas dokonywanej sprzedaży. Druga pozostaje wewnątrz urządzenia jako kopia wystawionych paragonów. Kopie paragonów, w razie kontroli z Urzędu Skarbowego, muszą być przechowywane przez okres 5 lat. Drugi typ kas fiskalnych (z kopią elektroniczną) są znacznie praktyczniejsze od tych tradycyjnych, gdyż kopia paragonów zapisywana jest na nośniku magnetycznym, karcie pamięci (podobnie jak w aparatach fotograficznych). Urządzenie to posiada więc tylko jedną rolkę, która drukuje papierowe paragony dla klienta. Jest to wyjście zdecydowanie bardziej komfortowe, gdyż błyskawicznie można przedstawić kopie paragonów, których zarząda Urząd Skarbowy. O połowę redukowane jest zapotrzebowanie na rolki papierowe, a także znika potrzeba przechowywania kopii paragonów, na które – rzecz jasna – potrzebne jest jakieś miejsce. Jeżeli chodzi o cenę tych urządzeń, kasy z kopią elektroniczną są na ogół trochę droższe od kas tradycyjnych. Wielu przedsiębiorców odstawia trwałość i jakość urządzenia na drugi plan, sugerując się jedynie ceną. Należy pamiętać jednak, iż przy dłuższym użytkowaniu, rozwiązania takie mogą być słabo opłacalne, dlatego też trzeba dobrze zastanowić się nad tym do jakich celów kasa ma być wykorzystywana.
Wspomaganie biznesu urządzeniami dodatkowymi np. wagą, czytnikiem kodów kreskowych czy szufladą
W przypadku zdecydowania się na urządzenia dodatkowe należy tak dobrać kasę, aby była do nich odpowiednio przystosowana.
Podłączenie do komputera i chęć posługiwania się oprogramowaniem realizującym sprzedaż
Kasa fiskalna wyłącznie drukuje paragony i zapisuje je w swojej pamięci. Natomiast urządzeniem, do którego pracy potrzeba komputera lub laptopa i oprogramowania handlowo-magazynowego jest drukarka fiskalna. W tym przypadku paragony wystawiane są w systemie komputerowym,a drukarka tylko je drukuje i zapisuje w swojej pamięci. Podsumowując, aby wydrukować paragon z kasy fiskalnej, należy najpierw zaprogramować w jej pamięci nazwy oferowanych towarów i/lub usług, które następnie mogą być wybierane do sprzedaży prosto z klawiatury, czy też przy pomocy czytnika. Urządzenia te mogą działać samodzielnie. Drukarki fiskalne natomiast umożliwiają przedsiębiorcy wykonanie każdego raportu – w przejrzysty sposób pokazany jest sprzedany towar.
Kiedy muszę zacząć pracować na kasie fiskalnej?
Termin wprowadzenia kasy fiskalnej w działalności będzie inny w zależności od momentu rozpoczęcia sprzedaży usług przez podatnika osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym. Podatnik, który kontynuował wykonywanie wyłączonych od 1 stycznia czynności, na zainstalowanie urządzeń fiskalnych miał czas do końca lutego 2015. W przypadku świeżego rozpoczęcia wykonywania usług wyłączonych ze zwolnień (po 31.12.2014r.) podatnik musi w ciągu dwóch miesięcy zainstalować kasę fiskalną (w terminie od końca miesiąca, w którym wykonana została usługa z tegoż katalogu). Po upływie tego czasu (liczonego indywidualnie) następuje obowiązek ewidencjowania za pomocą kasy fiskalnej każdej sprzedaży.
Wyłączone ze zwolnień w latach 2015-2016 czynności to:
a) czynności muszące być bezwzględnie ewidencjonowane na kasie już od pierwszej sprzedaży (ich lista znajduje się w § 4 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a i b nowego Rozporządzenia Ministra Finansów.
b) czynności, wobec których obowiązek ewidencjonowania jest przesunięty w czasie (usługi wymienione w § 4 pkt 2 lit. c-j Rozporządzenia Ministra Finansów).
Kogo zwalnia się z obowiązku ewidencjowania przy użyciu kasy fiskalnej?
Ogólny podział zwolnień z obowiązku stosowania kas rejestrujących:
zwolnienie podmiotowe
Podatnik kontynuujący działalność nie ma obowiązku ewidencjonowania całej prowadzonej przez niego działalności, jeżeli limit obrotów z tytułu dokonywanej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych wynosi 20.000 zł. Podatników rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku podatkowego także obowiązuje limit 20.000 zł, który określany jest w proporcji do okresu wykonywania sprzedaży.
zwolnienie przedmiotowe
W tym przypadku z ewidencjonowania zwolnione są tylko wyselekcjonowane czynności (zawarte w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień).
zwolnienie podmiotowo-przedmiotowe
Występujące ze względu na udział określonych czynności zwolnionych z ewidencjonowania w sprzedaży ogółem dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Można korzystać z niego w sytuacji, w której w minionym roku podatkowym udział obrotów z tytułu sprzedaży – czynności wymienionych w cz. I załącznika – w całkowitym obrocie podatnika (tzw. „udziale procentowym obrotu”) realizowanym na rzecz podmiotów, które wymienione zostały w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, przewyższał 80%.
Więcej na ten temat zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Można także udać się do najbliższego Urzędu Skarbowego, dysponującego tymi informacjami.
Ile kosztuje kasa fiskalna?
Cena kasy fiskalnej zależy m.in. od tego jakie funkcje ma spełniać, jak dużą bazę towarową ma posiadać oraz w jakim celu ma być wykorzystywana.
Przy zakupie pierwszej kasy istnieje możliwość zwrotu 90% ceny netto nabytego urządzenia (ale nie więcej niż 700 zł). W zgłoszeniu o zamiarze fiskalizacji należy podać wszystkie miejsca instalacji kas fiskalnych (również ich ilość). Odliczenie 700 zł przysługuje jedynie od tej ilości – za zakup każdej kasy. Dlatego już w chwili, kiedy powstaje obowiązek fiskalny, należy pomyśleć ile urządzeń fiskalnych znajdzie się docelowo w firmie.
Obowiązki użytkownika kasy fiskalnej
Rejestrowanie na kasie każdej sprzedaży oraz drukowanie do każdej sprzedaży paragonu fiskalnego i wydawanie go klientowi.
Na paragonie powinny być widoczne takie informacje jak: nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, numer identyfikacji podatkowej, nazwa sprzedawanego towaru i usługi, ich cena jednostkowa, wartość sprzedaży, stawki podatku, kwota należności.
Sporządzanie dobowych raportów fiskalnych.
Po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu kolejnym.
Sporządzanie miesięcznych raportów fiskalnych.
Za poszczególne miesiące (po zakończeniu sprzedaży ostatniego dnia miesiąca), lecz nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
Prowadzenie wpisów w książce kasy rejestrującej.
Książkę tę należy przechowywać w miejscu jej użytkowania i udostępniać ją na żądanie organów kontrolujących bądź służby serwisowej. Kontrola kas fiskalnych przez urzędnika Urzędu Skarbowego polega na sprawdzeniu takich czynników jak: stan techniczny kasy, plomby, poprawna obsługa klienta – wydawanie paragonów, reklamacje oraz zwroty, dobowy raport fiskalny, zaprogramowanie kasy – nagłówek oraz nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów, numer: fabryczny, unikatowy oraz ewidencyjny – gdy Urząd Skarbowy nada numer ewidencyjny trzeba na stałe zapisać go na kasie w widocznym miejscu książki serwisowej – zawsze musi znajdować się przy kasie.
Wykonywanie przeglądów technicznych kasy.
O każdej nieprawidłowości należy niezwłocznie powiadomić serwis. Nawet jeżeli nie będą miały miejsca żadne awarie, przegląd techniczny należy wykonywać co 24 miesiące. Naruszenie tego obowiązku wiąże się z koniecznością zwrotu ulgi. Jeżeli odzyskałeś utraconą kasę, przed ponownym zastosowaniem musisz poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu.
Przechowywanie raportów i kopii paragonów w odpowiednich warunkach.
W okresie przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego. Warto zadbać także o wysokiej jakości papier, aby druk zachował trwałość przez długi czas.
Kończę używać kasę fiskalną
Procedury, jakich podatnik powinien dokonać w przypadku zakończenia użytkowania kasy fiskalnej zawiera: §15 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących.
Zgodnie z § 15. 1. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik: 1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny); 2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia; 3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego; 4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego. 2. Odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.
Podczas stwierdzenia przez serwisanta, dokonującego odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej, braku możliwości dokonania odczytu, kasę tę musi bezzwłocznie przesłać do głównego serwisu w celu jej odczytania. Po dokonaniu odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej, serwis ten tworzy protokół z owej czynności. W przypadku kiedy nawet główny serwis nie jest w stanie dokonać odczytu, musi określić przyczyny tej sytuacji w protokole, a kopie dokumentu przesłać Prezesowi Głównego Urzędu Miar.
Gdzie złożyć wniosek o dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej?
W przypadku rezygnacji z użytkowania kasy fiskalnej należy, do 7 dni od dnia zakończenia użytkowania, złożyć wniosek do Urzędu Skarbowego o dokonanie odczytu pamięci kasy. Dokument ten powinien zawierać: dane podatnika użytkującego kasę, numery kasy fiskalnej (unikatowy, fabryczny i ewidencyjny), datę fiskalizacji kasy, adres, pod którym kasa była używana oraz informację o tym, czy podatnik korzystał z odliczenia ulgi na kasę fiskalną. We wniosku powinna znajdować się także informacja, czy kasa nie była używana krócej niż trzy lata – co wiązałoby się z konieczność zwrotu ulgi, z której skorzystał podatnik przy zakupie kasy.
Wniosek o wyrejestrowanie z ewidencji
Kolejnym dokumentem koniecznym przy zakończeniu używania kasy fiskalnej jest wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika U.S. Powinien on składać się z: nazwy, adresu oraz numeru NIP podatnika, danych kasy: numerów (unikatowego, fabrycznego, ewidencyjnego), daty fiskalizacji, miejsca instalacji kasy fiskalnej oraz daty wyrejestrowania. Wzór tego wniosku może zostać opracowany w dowolny sposób, gdyż nie został ściśle określony przed Ministra Finansów.
Odczyt pamięci kasy fiskalnej
W rezygnacji z użytkowania kasy fiskalnej bardzo ważne jest dokonanie odczytu zawartości jej pamięci. Pomaga w tym serwisant, a w całej procedurze, oprócz podatnika, uczestniczy pracownik Urzędu Skarbowego. Każda z tych osób zobowiązana jest podpisać się i złożyć pieczęć pod protokołem (serwisant, podając dodatkowo datę wystawienia swojego identyfikatora). Wzór protokołu z tych czynności stanowi Załącznik nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Zawiera on odczyt z łącznego raportu okresowego. Dodatkowo wykazuje się dane o przeglądach technicznych.
Zwrot ulgi przyznanej przy zakupie kasy
Zdarza się, że podatnik traci prawo do ulgi uzyskanej z tytułu zakupu kasy, w związku z czym zobowiązany jest ją zwrócić.
Do zwrotu ulgi zobowiązane są osoby, które:
– zrezygnowały z prowadzenia działalności – zakończyły używanie kasy fiskalnej,
– zlikwidowały firmę,
– ogłosiły upadłość,
– sprzedały przedsiębiorstwo bądź zakład, a nowy właściciel nie ewidencjonuje sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.
Zwrot ulgi, czynni podatnicy podatku VAT, zobowiązani są uiścić do 25. dnia miesiąca następującego po:
a) Jeżeli podatnik rozlicza VAT w okresach miesięcznych – miesiącu, w którym rozpoczęły się sytuacje nakazujące dokonanie tegoż zwrotu.
b) Jeżeli podatnik rozlicza VAT w okresach kwartalnych – kwartale, w którym rozpoczęły się sytuacje nakazujące dokonanie tegoż zwrotu.
c) Osoby zwolnione z podatku VAT – nie później niż do zakończenia miesiąca, w którym nastąpił obowiązek dokonania zwrotu.
Art. 111 ust. 6 ustawy o VAT
Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis. Jest tak również w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.
