Czynniki, które należy wziąć po uwagę przy wyborze kasy fiskalnej:
Charakter działalności
Stacjonarny/Mobilny
Ilość asortymentu obecnie i przypuszczalnie w ciągu najbliższych lat
Kasę należy wybierać w taki sposób, żeby liczba kodów PLU, które oferuje dany model urządzenia przewyższała ilość proponowanego asortymentu.
Możliwość przechowywania kopii paragonów w postaci papierowych rolek przez okres pięciu lat - zgodnie z wymaganiami Urzędu Skarbowego.
Istnieją zarówno urządzenia z tradycyjną, papierową kopią paragonów jak również z elektroniczną. Klasyczne kasy fiskalne zaopatrzone są w dwie rolki kasowe. Jedna służy do drukowania oryginału paragonu wydawanego klientowi podczas dokonywanej sprzedaży. Druga pozostaje wewnątrz urządzenia jako kopia wystawionych paragonów. Kopie paragonów, w razie kontroli z Urzędu Skarbowego, muszą być przechowywane przez okres 5 lat. Drugi typ kas fiskalnych (z kopią elektroniczną) są znacznie praktyczniejsze od tych tradycyjnych, gdyż kopia paragonów zapisywana jest na nośniku magnetycznym, karcie pamięci (podobnie jak w aparatach fotograficznych). Urządzenie to posiada więc tylko jedną rolkę, która drukuje papierowe paragony dla klienta. Jest to wyjście zdecydowanie bardziej komfortowe, gdyż błyskawicznie można przedstawić kopie paragonów, których zarząda Urząd Skarbowy. O połowę redukowane jest zapotrzebowanie na rolki papierowe, a także znika potrzeba przechowywania kopii paragonów, na które – rzecz jasna – potrzebne jest jakieś miejsce. Jeżeli chodzi o cenę tych urządzeń, kasy z kopią elektroniczną są na ogół trochę droższe od kas tradycyjnych. Wielu przedsiębiorców odstawia trwałość i jakość urządzenia na drugi plan, sugerując się jedynie ceną. Należy pamiętać jednak, iż przy dłuższym użytkowaniu, rozwiązania takie mogą być słabo opłacalne, dlatego też trzeba dobrze zastanowić się nad tym do jakich celów kasa ma być wykorzystywana.
Wspomaganie biznesu urządzeniami dodatkowymi np. wagą, czytnikiem kodów kreskowych czy szufladą
W przypadku zdecydowania się na urządzenia dodatkowe należy tak dobrać kasę, aby była do nich odpowiednio przystosowana.
Podłączenie do komputera i chęć posługiwania się oprogramowaniem realizującym sprzedaż
Kasa fiskalna wyłącznie drukuje paragony i zapisuje je w swojej pamięci. Natomiast urządzeniem, do którego pracy potrzeba komputera lub laptopa i oprogramowania handlowo-magazynowego jest drukarka fiskalna. W tym przypadku paragony wystawiane są w systemie komputerowym,a drukarka tylko je drukuje i zapisuje w swojej pamięci. Podsumowując, aby wydrukować paragon z kasy fiskalnej, należy najpierw zaprogramować w jej pamięci nazwy oferowanych towarów i/lub usług, które następnie mogą być wybierane do sprzedaży prosto z klawiatury, czy też przy pomocy czytnika. Urządzenia te mogą działać samodzielnie. Drukarki fiskalne natomiast umożliwiają przedsiębiorcy wykonanie każdego raportu – w przejrzysty sposób pokazany jest sprzedany towar.
