Procedury, jakich podatnik powinien dokonać w przypadku zakończenia użytkowania kasy fiskalnej zawiera: §15 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących.
Zgodnie z § 15. 1. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik: 1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny); 2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia; 3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego; 4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego. 2. Odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.
Podczas stwierdzenia przez serwisanta, dokonującego odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej, braku możliwości dokonania odczytu, kasę tę musi bezzwłocznie przesłać do głównego serwisu w celu jej odczytania. Po dokonaniu odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej, serwis ten tworzy protokół z owej czynności. W przypadku kiedy nawet główny serwis nie jest w stanie dokonać odczytu, musi określić przyczyny tej sytuacji w protokole, a kopie dokumentu przesłać Prezesowi Głównego Urzędu Miar.
Gdzie złożyć wniosek o dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej?
W przypadku rezygnacji z użytkowania kasy fiskalnej należy, do 7 dni od dnia zakończenia użytkowania, złożyć wniosek do Urzędu Skarbowego o dokonanie odczytu pamięci kasy. Dokument ten powinien zawierać: dane podatnika użytkującego kasę, numery kasy fiskalnej (unikatowy, fabryczny i ewidencyjny), datę fiskalizacji kasy, adres, pod którym kasa była używana oraz informację o tym, czy podatnik korzystał z odliczenia ulgi na kasę fiskalną. We wniosku powinna znajdować się także informacja, czy kasa nie była używana krócej niż trzy lata – co wiązałoby się z konieczność zwrotu ulgi, z której skorzystał podatnik przy zakupie kasy.
Wniosek o wyrejestrowanie z ewidencji
Kolejnym dokumentem koniecznym przy zakończeniu używania kasy fiskalnej jest wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika U.S. Powinien on składać się z: nazwy, adresu oraz numeru NIP podatnika, danych kasy: numerów (unikatowego, fabrycznego, ewidencyjnego), daty fiskalizacji, miejsca instalacji kasy fiskalnej oraz daty wyrejestrowania. Wzór tego wniosku może zostać opracowany w dowolny sposób, gdyż nie został ściśle określony przed Ministra Finansów.
Odczyt pamięci kasy fiskalnej
W rezygnacji z użytkowania kasy fiskalnej bardzo ważne jest dokonanie odczytu zawartości jej pamięci. Pomaga w tym serwisant, a w całej procedurze, oprócz podatnika, uczestniczy pracownik Urzędu Skarbowego. Każda z tych osób zobowiązana jest podpisać się i złożyć pieczęć pod protokołem (serwisant, podając dodatkowo datę wystawienia swojego identyfikatora). Wzór protokołu z tych czynności stanowi Załącznik nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Zawiera on odczyt z łącznego raportu okresowego. Dodatkowo wykazuje się dane o przeglądach technicznych.
Zwrot ulgi przyznanej przy zakupie kasy
Zdarza się, że podatnik traci prawo do ulgi uzyskanej z tytułu zakupu kasy, w związku z czym zobowiązany jest ją zwrócić.
Do zwrotu ulgi zobowiązane są osoby, które:
– zrezygnowały z prowadzenia działalności – zakończyły używanie kasy fiskalnej,
– zlikwidowały firmę,
– ogłosiły upadłość,
– sprzedały przedsiębiorstwo bądź zakład, a nowy właściciel nie ewidencjonuje sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.
Zwrot ulgi, czynni podatnicy podatku VAT, zobowiązani są uiścić do 25. dnia miesiąca następującego po:
a) Jeżeli podatnik rozlicza VAT w okresach miesięcznych – miesiącu, w którym rozpoczęły się sytuacje nakazujące dokonanie tegoż zwrotu.
b) Jeżeli podatnik rozlicza VAT w okresach kwartalnych – kwartale, w którym rozpoczęły się sytuacje nakazujące dokonanie tegoż zwrotu.
c) Osoby zwolnione z podatku VAT – nie później niż do zakończenia miesiąca, w którym nastąpił obowiązek dokonania zwrotu.
Art. 111 ust. 6 ustawy o VAT
Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis. Jest tak również w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.
